Podpis elektroniczny za darmo: który wystarczy firmie

Mała firma podpisuje wiele dokumentów: wnioski do urzędów, zgłoszenia do CEIDG, pełnomocnictwa, umowy z klientami i pracownikami. W Polsce są trzy bezpłatne sposoby podpisu elektronicznego i jeden płatny. Różnią się tym, gdzie działają i czy zastępują podpis własnoręczny. Poniżej zestawienie oparte na przepisach i komunikatach Ministerstwa Cyfryzacji.

1. Cztery podpisy w jednej tabeli

Podpis	Koszt	Czego potrzebujesz	Limit pliku	Skutek
Zaufany	bezpłatny	profil zaufany	do 25 MB	jak własnoręczny, chyba że przepisy stanowią inaczej
Osobisty	bezpłatny	e-dowód z certyfikatem, telefon z NFC lub czytnik	PDF do 10 MB w mObywatelu	wobec urzędów jak własnoręczny, wobec innych za zgodą obu stron
Kwalifikowany w mObywatelu	bezpłatny, 5 podpisów miesięcznie	e-dowód, mDowód, telefon z NFC	PDF do 5 MB	jak własnoręczny, tylko sprawy prywatne
Kwalifikowany płatny	według cennika dostawcy	certyfikat od kwalifikowanego dostawcy	zależy od dostawcy	jak własnoręczny, spełnia formę elektroniczną

Limity i warunki usług w mObywatelu podajemy według komunikatów Ministerstwa Cyfryzacji z 2025 roku.

2. Podpis zaufany

Podpis zaufany składasz w usłudze na gov.pl, po zalogowaniu profilem zaufanym, który zakładasz bezpłatnie. Usługa przyjmuje pojedynczy dokument do 25 MB albo do 5 plików łącznie do 25 MB, w kilkudziesięciu formatach, w tym PDF, DOCX i XLSX.

Według art. 20ae ustawy o informatyzacji dokument z podpisem zaufanym jest równoważny dokumentowi z podpisem własnoręcznym, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Przepis nie ogranicza tego wprost do spraw urzędowych. gov.pl pisze jednak, że podpis zaufany nie działa w umowach między osobami prywatnymi. Pewne jest jedno. Formy elektronicznej z Kodeksu cywilnego podpis zaufany nie spełnia, o czym w sekcji 5.

3. Podpis osobisty w mObywatelu

Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny zapisany w e-dowodzie. Od 25 lutego 2025 złożysz go w aplikacji mObywatel na telefonie z NFC, bez czytnika. Potrzebujesz e-dowodu z aktywnym certyfikatem, numeru CAN z dowodu i 6-cyfrowego PIN2. Usługa obsługuje pliki PDF do 10 MB.

Według art. 12d ustawy o dowodach osobistych wobec podmiotu publicznego podpis osobisty ma skutek podpisu własnoręcznego. Wobec innych podmiotów, na przykład kontrahenta, taki skutek ma tylko wtedy, gdy obie strony się na to zgodzą.

4. Darmowy podpis kwalifikowany w mObywatelu

Od 23 października 2025 mObywatel pozwala bezpłatnie złożyć podpis kwalifikowany. Ministerstwo Cyfryzacji podało limit 5 dokumentów miesięcznie, tylko w PDF do 5 MB, dla pełnoletnich z e-dowodem i telefonem z NFC.

Ta usługa nie jest dla firmy. Rozporządzenie eIDAS 2 przewiduje, że osoby fizyczne mogą bezpłatnie składać podpisy kwalifikowane w portfelu cyfrowym do celów innych niż zawodowe, a państwa mogą temu pilnować. Ministerstwo opisuje usługę jako przeznaczoną wyłącznie do spraw prywatnych, na przykład umowy najmu czy sprzedaży samochodu. Do umów firmowych potrzebujesz płatnego podpisu kwalifikowanego od dostawcy usług zaufania.

5. Umowy między firmami

O tym, jaki podpis wystarczy, decyduje forma umowy. Według art. 78¹ Kodeksu cywilnego formę elektroniczną zachowujesz, gdy opatrzysz oświadczenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, i jest ona równoważna formie pisemnej. Jeśli więc ustawa albo sama umowa wymaga formy pisemnej, elektronicznie spełnisz ten wymóg tylko podpisem kwalifikowanym.

Wiele umów handlowych nie wymaga szczególnej formy. Wtedy wystarczy forma dokumentowa z art. 77², czyli oświadczenie w postaci dokumentu, które pozwala ustalić, kto je złożył. Brak zastrzeżonej formy powoduje nieważność tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (art. 73). Pamiętaj też, że pełnomocnictwo do czynności wymagającej szczególnej formy musi mieć tę samą formę (art. 99).

6. Umowa o pracę

Kodeks pracy wymaga zawarcia umowy o pracę na piśmie (art. 29 § 2), a w sprawach nieuregulowanych odsyła do Kodeksu cywilnego (art. 300). Formę pisemną zastępuje więc forma elektroniczna z art. 78¹, czyli podpis kwalifikowany obu stron. Podpis zaufany, osobisty i darmowy kwalifikowany z mObywatela tu nie wystarczą.

7. Urzędy, CEIDG, sądy i KSeF

W sprawach urzędowych bezpłatne podpisy zwykle wystarczają. Wniosek do CEIDG według art. 10 ust. 7 ustawy o CEIDG podpiszesz podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym. Od 1 listopada 2026 wniosek o rozpoczęcie działalności złożysz według Ministerstwa Rozwoju i Technologii wyłącznie elektronicznie.

Pisma procesowe wnoszone do sądu przez system teleinformatyczny opatruje się według art. 126 § 5 Kodeksu postępowania cywilnego podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym. Do KSeF jednoosobowa firma loguje się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, jak opisujemy w poradniku o darmowych narzędziach KSeF.

8. Jak sprawdzić podpis

Podpis na otrzymanym dokumencie sprawdzisz bezpłatnie w usłudze Ministerstwa Finansów na PUESC, która obsługuje między innymi pliki PDF i XML. Od grudnia 2026 Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada pilotaż europejskiego portfela tożsamości cyfrowej w mObywatelu, który ma obejmować także podpis elektroniczny.

9. Podsumowanie

Do urzędów, CEIDG, sądu i KSeF wystarczy bezpłatny podpis zaufany albo osobisty. Z kontrahentem możesz podpisać umowę bez szczególnej formy dowolnym sposobem, który pozwala ustalić, kto ją podpisał, a podpisem osobistym, jeśli obie strony się zgodzą. Umowę w formie pisemnej i umowę o pracę elektronicznie podpiszesz tylko płatnym podpisem kwalifikowanym.