Microsoft 365 czy Google Workspace dla małej firmy

Mała firma, która chce mieć pocztę we własnej domenie, wspólny kalendarz i dokumenty w chmurze, wybiera zwykle między Microsoft 365 a Google Workspace. Oba pakiety robią podobne rzeczy, ale różnią się modelem pracy, limitami i sposobem liczenia cen. Ceny w tym zestawieniu pochodzą z polskich cenników z września 2026 i szybko się zmieniają, więc przed zakupem sprawdź aktualny cennik.

1. Plany i limit użytkowników

Microsoft oferuje dla firm trzy główne plany, Business Basic, Business Standard i Business Premium. Google ma Business Starter, Business Standard i Business Plus. W obu przypadkach plany dla małych firm obsługują najwyżej 300 użytkowników. Większe organizacje przechodzą na plany Enterprise, które u Google nie mają limitu użytkowników.

Oba pakiety zawierają pocztę firmową, kalendarz, dysk w chmurze i wideokonferencje. Microsoft dokłada Teams, a Google Meet i Chat.

2. Ceny Microsoft 365 w Polsce

Polska strona Microsoftu podaje ceny w euro, netto, za użytkownika miesięcznie. Przy subskrypcji rocznej Business Basic kosztuje 6,07 euro, Business Standard 12,13 euro, a Business Premium 19,06 euro. Przy zobowiązaniu miesięcznym ceny są wyższe, na przykład 14,56 euro za Standard. Po zakupie masz 7 dni na anulowanie subskrypcji z proporcjonalnym zwrotem.

W Europejskim Obszarze Gospodarczym są też tańsze wersje bez Teams. We wrześniu 2025 Komisja Europejska przyjęła zobowiązania Microsoftu, w tym sprzedaż pakietów bez Teams po obniżonej cenie. W Polsce Business Standard bez Teams kosztuje 9,34 euro, a Basic bez Teams 4,67 euro netto przy płatności rocznej.

3. Ceny Google Workspace w Polsce

Google podaje ceny w złotych, netto, za użytkownika miesięcznie. W abonamencie elastycznym, czyli miesięcznym, Business Starter kosztuje 31,50 zł, Business Standard 63 zł, a Business Plus 99 zł. Zobowiązanie roczne według strony daje oszczędność do 16%, a okres próbny trwa 14 dni.

Od 2025 roku asystent Gemini jest wliczony w plany. Google ogłosił to w styczniu 2025 i jednocześnie podniósł ceny. Nowi klienci płacą nowe stawki od 16 stycznia 2025, a obecni od 17 marca 2025 albo od odnowienia planu rocznego. Gemini w Dokumentach, Arkuszach i na Dysku jest dostępny od planu Business Standard.

4. Poczta i miejsce na dane

W Microsoft 365 każdy użytkownik ma osobne limity. Według opisu Exchange Online skrzynka w planach Business ma 100 GB, a archiwum 50 GB w Basic i Standard oraz do 1,5 TB w Premium. Każdy użytkownik ma też 1 TB w OneDrive. Microsoft ogłosił w grudniu 2025 powiększenie skrzynek o 50 GB razem ze zmianą cen od 1 lipca 2026.

Google stosuje wspólną pulę dla całej organizacji, obejmującą pocztę i Dysk. Na każdego użytkownika przypada 30 GB w Business Starter, 2 TB w Business Standard i 5 TB w Business Plus. Pula jest współdzielona, więc jeden użytkownik może zająć więcej, jeśli inni zajmują mniej.

5. Aplikacje na komputer i praca offline

To największa różnica. Microsoft 365 Business Standard i Premium zawierają aplikacje instalowane na komputerze, czyli Worda, Excela, PowerPointa i Outlooka. Business Basic daje je tylko w przeglądarce i na urządzeniach mobilnych.

Google Workspace pracuje w przeglądarce. Dokumenty, Arkusze i Prezentacje działają offline w Chrome i Edge po włączeniu rozszerzenia Dokumenty Google offline, ale nie w trybie incognito. Aplikacja Dysk Google na komputer pozwala pracować na plikach bez internetu. Jeśli zespół wymienia pliki Excela z zaawansowanymi makrami z klientami, sprawdź to przed wyborem pakietu.

6. Domena i poczta firmowa

Google Workspace wymaga domeny, którą trzeba zweryfikować w ciągu 9 dni. Bez weryfikacji konto próbne zostanie usunięte. Microsoft 365 na start tworzy domenę nazwa.onmicrosoft.com, a własną dodajesz później rekordem TXT. Domeny onmicrosoft.com nie da się usunąć.

Niezależnie od wyboru skonfiguruj dla domeny rekordy SPF, DKIM i DMARC. Bez nich poczta firmowa może trafiać do spamu, a ktoś może łatwiej podszyć się pod twoją firmę.

7. Przeniesienie poczty

Z hostingu przez IMAP do Microsoft 365 przeniesiesz tylko pocztę, bez kontaktów i kalendarza, najwyżej 500 000 elementów na skrzynkę i wiadomości do 35 MB. Z Google Workspace do Microsoft 365 przeniesiesz pocztę, kalendarz i kontakty. Nie przejdą jednak między innymi autoodpowiedzi i kalendarze współdzielone, a reguły poczty przenoszą się jako wyłączone.

Google ma usługę migracji danych dostępną w każdym planie. Z Exchange Online przenosi pocztę, kalendarz, kontakty i zadania, a z serwerów IMAP samą pocztę. Do przenoszenia plików z OneDrive czy SharePoint służy narzędzie Google Workspace Migrate, dostępne dopiero od planu Business Standard i przeznaczone dla większych firm.

8. RODO i umowa powierzenia

Oba pakiety przetwarzają dane twoich klientów i pracowników, więc potrzebujesz umowy powierzenia. Microsoft zawiera ją w dokumencie Products and Services Data Protection Addendum, dostępnym także po polsku. Google w Cloud Data Processing Addendum, który obejmuje Workspace, występuje jako podmiot przetwarzający, uwzględnia RODO i zobowiązuje się usunąć dane w ciągu 180 dni od zakończenia umowy.

9. Podsumowanie

Jeśli firma pracuje na plikach Worda i Excela na komputerach, Microsoft 365 Business Standard daje te aplikacje razem z pocztą i 1 TB na użytkownika. Jeśli zespół pracuje głównie w przeglądarce, Google Workspace daje prostszy model i ceny w złotych. W obu przypadkach sprawdź aktualny cennik, bo ceny zmieniały się w 2025 i 2026 roku, i od razu zabezpiecz domenę pocztową.